Importer et exporter les articles et les clients

🔄 Vous pouvez interfacer la caisse enregistreuse avec d'autres logiciels, sauvegarder ou charger votre liste d'articles, vos stocks, vos prix d'achat, ou les noms de vos produits.

⚙️ En page Configuration, pour les articles et les clients, il est possible d'importer et d'exporter ces données afin de pouvoir les éditer avec un tableur ou un logiciel compatible avec le format CSV.

📤 Exporter vos données

✅ L'outil d'exportation vous permet de générer un fichier contenant votre catalogue d’articles, clients, rayons, etc.

📁 Ce fichier peut être ouvert dans un tableur, vous permettant de modifier facilement vos données.

📥 Importer des données

🔍 Lors d’un import, le système détecte automatiquement :

• ➕ Les nouvelles entrées à ajouter
• ♻️ Les entrées existantes à mettre à jour
• ❌ Les entrées présentes dans la base mais absentes du fichier (option de suppression)

👆 Vous pourrez choisir, indépendamment, les actions à effectuer : ajouter uniquement, mettre à jour uniquement, ou supprimer également les éléments absents.

📝 Procédure conseillée

1. 📤 Effectuez un export de votre catalogue actuel via le bouton Export dans les pages de configuration des articles, rayons ou clients.
2. 🧾 Modifiez les données dans le fichier exporté avec un tableur.
3. 📥 Importez à nouveau le fichier modifié via la page d'import.

Les étapes de l’import en arrière-plan

Ce suivi concerne les imports de fichiers d’articles et de clients. Les autres imports et les synchronisations avec un service externe peuvent conserver un parcours différent.

1. Dans la liste des articles ou des clients, sélectionnez Import, puis choisissez le fichier. L’écran affiche d’abord son envoi. Attendez que la réception soit confirmée avant de quitter cet écran.
2. L’analyse prépare le récapitulatif. Elle ne vaut pas confirmation des changements. L’étape et le temps écoulé permettent de suivre le travail ; aucun pourcentage de lignes traitées n’est annoncé.
3. Dans Vérifiez votre import, consultez le détail et les nombres globaux d’ajouts, de modifications et de suppressions. Les cellules colorées signalent les changements. Choisissez les actions à appliquer ; la suppression des entrées absentes du fichier n’est pas cochée par défaut.
4. Après votre confirmation, l’étape Application réalise les changements choisis. Le moteur relit le fichier et les données de la boutique à cette étape : évitez de modifier les mêmes articles ou clients pendant le traitement.
5. Consultez le Compte-rendu de l’import et son bilan. Un aperçu prêt à vérifier signifie que vous devez encore choisir et confirmer les changements ; seul le compte-rendu d’application décrit le résultat de l’import.

Pour un import de clients, les nouvelles fiches avec une adresse valide peuvent déclencher le mail de bienvenue lorsque l’option est active. L’analyse seule ne l’envoie pas ; l’envoi se produit à la création effective pendant l’application. Vérifiez l’option avant de confirmer un import important. Configurer et tester le mail de bienvenue.

Continuer à travailler et retrouver le résultat

Une fois le fichier reçu et l’analyse ou l’application lancée sur le serveur, vous pouvez utiliser Continuer à utiliser la caisse et naviguer dans le logiciel. Sur l’écran de suivi, le résultat s’ouvre automatiquement lorsqu’il est disponible. Sur une autre page, la notification Voir permet de le retrouver.

Au rechargement ou après une reconnexion, le logiciel recherche le suivi associé au même profil dans la même boutique. Il reprend la consultation de l’état, sans relancer l’import. Une coupure réseau pendant ce suivi ne prouve pas que le serveur s’est arrêté. Retrouvez l’état avant de renvoyer le fichier.

Si les notifications Web Push sont disponibles et activées pour votre profil, la catégorie Mes opérations peut également vous prévenir d’un aperçu ou d’un résultat encore non consulté. Elle ne confirme pas à votre place les changements et ne garantit pas l’affichage d’une alerte sur l’appareil. Revenez au suivi pour connaître le résultat. Régler les notifications Web Push.

Un seul import de fichier d’articles ou de clients peut traiter une boutique à la fois, même si plusieurs collaborateurs sont connectés. Si un autre traitement est en cours, attendez sa fin. Les résultats temporaires de suivi ne constituent pas des archives : les résultats terminés de plus de sept jours peuvent être nettoyés.

Comprendre un aperçu partiel

Pour les gros fichiers, le détail affiché dans l’aperçu ou le compte-rendu peut être limité. Un message signale alors l’affichage partiel et les compteurs globaux restent présents. La recherche et la pagination du tableau portent sur les lignes effectivement affichées.

Si le détail masqué vous empêche de vérifier les changements, comparez d’abord le fichier et un export de la boutique, ou préparez un fichier plus petit. Avec un fichier réduit, laissez la suppression des entrées absentes désactivée, sauf si vous souhaitez réellement supprimer les autres entrées.

Que faire en cas d’interruption ou d’erreur ?

• Échec d’envoi : consultez le message et vérifiez le fichier avant un nouvel envoi. Une erreur de consultation du suivi appelle d’abord une vérification de l’état du traitement, pas un nouvel import.
• Analyse interrompue ou aperçu signalant des erreurs : corrigez le fichier ou la cause indiquée, puis préparez une nouvelle analyse. N’essayez pas de passer directement à l’application sans aperçu valide.
• Application interrompue ou changements non tous appliqués : certaines modifications peuvent déjà être réalisées. Il n’y a pas d’annulation globale automatique, ni de reprise automatique à la dernière ligne.

1. Conservez le fichier envoyé, les options choisies, l’heure et le message d’erreur, ainsi que le compte-rendu s’il est disponible.
2. Attendez la fin du traitement en cours, puis exportez les données actuelles et comparez-les au fichier de départ pour repérer ce qui a déjà été ajouté, modifié ou supprimé.
3. Préparez une correction ciblée après vérification. Demandez l’aide de l’assistance si le résultat reste incertain, en précisant la boutique et le profil utilisés.

⚠️ Mise à jour de la structure

🛠️ Si vous modifiez la configuration de votre boutique (ajout de champs personnalisés, descriptions, variantes...), les champs nécessaires dans les fichiers d’import/export peuvent changer.