Réorganisations après une absence

Vérifier les rendez-vous touchés avant de déclarer l’absence

1. Dans Agenda ? Disponibilités ? Absences exceptionnelles, choisissez le collaborateur, ou les horaires de la boutique pour une fermeture de toute l’équipe.
2. Renseignez les dates et heures Du / Au, puis un motif interne si utile.
3. Choisissez « Vérifier les rendez-vous concernés », relisez le bilan, puis confirmez l’indisponibilité.
4. Ouvrez le dossier proposé ou retrouvez-le dans « Réorganisations ». Les commandes existantes restent visibles et conservent leurs références.

Une absence individuelle concerne les phases qui mobilisent le collaborateur, avec les battements. Une fermeture tient compte de toute la présence du client, y compris une pose libérée. Un rendez-vous touché par plusieurs absences garde un suivi relié à ces différentes causes.

Reprendre le dossier et rechercher une solution

Administrateurs et Managers pilotent les dossiers. Un vendeur reste limité à ses rendez-vous et ne peut pas organiser librement les agendas de ses collègues. Le dossier peut être quitté puis repris : les recherches et contacts enregistrés sont conservés.

1. Choisissez « Reprendre le traitement », puis « Chercher une solution » pour le rendez-vous concerné.
2. Choisissez la préférence : même horaire avec un autre collaborateur, autre horaire avec le même collaborateur, ou autre horaire et autre collaborateur.
3. Dans « Qui peut réaliser cette prestation ? », sélectionnez explicitement les personnes habilitées. Le logiciel ne présume pas de leurs compétences.
4. Recherchez puis sélectionnez une solution. Un créneau gardé en brouillon ne réserve rien ; il sera contrôlé de nouveau avant application ou proposition.

Appliquer le changement ou le proposer au client

• Enregistrer le changement : applique la solution à la commande existante après contrôle des disponibilités. Cela ne signifie pas que le client en est informé : consignez le contact séparément.
• Proposer au client : prépare l’aperçu d’un email. Vérifiez le destinataire, les anciens et nouveaux horaires, le collaborateur et l’échéance, puis choisissez « Programmer cet email » pour créer la proposition et son maintien temporaire.

L’aperçu seul ne programme pas l’envoi et ne déplace pas le rendez-vous. Une proposition active conserve le rendez-vous initial et maintient temporairement le créneau proposé jusqu’à l’échéance indiquée. Le client peut accepter, refuser ou demander un rappel depuis le lien, sans compte ; ouvrir ce lien n’accepte rien.

Seule une acceptation explicite et aboutie applique le déplacement proposé, après un nouveau contrôle. Un refus, une demande de rappel, une expiration ou le retrait de la proposition libère le maintien sans appliquer ce déplacement. Vérifiez ensuite l’état du rendez-vous et du contact pour reprendre le dossier.

Suivre le contact et les relances

1. Dans « Suivre le contact client », choisissez le résultat : À contacter, Appel sans réponse, Client informé, Accord reçu ou Refus reçu.
2. Ajoutez une note interne et, si nécessaire, un Prochain rappel, puis « Enregistrer le contact ».
3. Pour informer après un changement appliqué, utilisez l’aperçu d’information par email ou le récapitulatif proposé dans le dossier. Contrôlez le contenu avant de le programmer.

L’absence d’email n’empêche pas un contact manuel. Le motif interne d’absence n’est pas repris dans les messages : le client reçoit une information sur l’indisponibilité et les horaires concernés. Un changement de client, de coordonnées ou de rendez-vous peut invalider une proposition ou un aperçu devenu ancien.

Les confirmations et rappels du créneau touché sont suspendus pendant sa réorganisation ; les rappels futurs sont adaptés après résolution. Le dossier conserve l’état des emails et l’historique des décisions.

Respecter les situations verrouillées

Une commande déjà facturée conserve sa date et son collaborateur verrouillés. Elle reste visible pour traiter le contact et consigner une solution séparée. Les prestations en cours et les réservations publiques avec vérification ou paiement en attente peuvent aussi imposer un traitement particulier : l’outil ne les transforme pas automatiquement en rendez-vous déplaçables ou confirmés.

Si la solution est traitée ailleurs, utilisez « Consigner une autre issue » et précisez ce qui a été décidé. La mention d’une annulation demandée par le client ne vaut pas annulation commerciale d’une facture. Aucun remboursement d’acompte, annulation fiscale ou nouveau règlement n’est exécuté par cette consignation.

Clôturer ou reprendre le dossier

Le bilan distingue ce qui reste à organiser, les clients à contacter et les propositions en attente. « Clôturer le dossier » devient disponible lorsque les issues et démarches nécessaires sont traitées. Une proposition attendant encore une réponse maintient le travail ouvert.

Modifier, raccourcir ou supprimer l’absence recalcule son impact, sans remettre automatiquement les rendez-vous déplacés à leur ancien horaire. Une nouvelle indisponibilité peut nécessiter de reprendre un suivi. Si une autre personne a modifié le dossier ou le rendez-vous, actualisez avant de confirmer pour ne pas écraser une décision récente.

Voir aussi

• Définir les disponibilités
• Emails et rappels
• Liste d’attente
• Suivre et facturer un rendez-vous