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Inviter et gérer les collaborateurs
Invitez chaque personne à rejoindre votre établissement avec son propre profil, puis adaptez son rôle ou retirez son accès. Les ventes et l’historique restent associés au profil qui les a réalisés.
Accéder à la gestion des collaborateurs
Connectez-vous avec un profil administrateur de l’établissement concerné, puis ouvrez « Configuration ? Collaborateurs ». Vous pouvez aussi utiliser « Gérer les collaborateurs et les accès » dans Compte lorsque ce bouton est proposé.
Si une confirmation récente de votre identité est demandée, suivez les moyens proposés à l’écran : vos identifiants ou un lien de vérification par courriel, ainsi que le second facteur lorsqu’il est activé. Après confirmation, les commandes d’invitation et de modification deviennent disponibles.
Inviter une personne
- Vérifiez que vous gérez le bon établissement.
- Saisissez le « Courriel du collaborateur ». Renseignez éventuellement le « Nom du profil » : il permet d’identifier cette personne dans l’établissement.
- Choisissez le « Rôle » correspondant aux tâches autorisées, puis cliquez sur « Envoyer l’invitation ».
- Retrouvez la demande dans « Invitations en attente ». Vérifiez avec le destinataire qu’il a reçu le courriel et qu’il a terminé son acceptation.
Recevoir et accepter l’invitation
Ces étapes sont effectuées par le collaborateur invité.
- Ouvrez le lien « Consulter et accepter l’invitation » du courriel reçu, puis vérifiez le nom de l’établissement et le rôle proposé.
- Si votre identité doit être confirmée, choisissez « Recevoir mon lien de confirmation ». La vérification utilise le courriel auquel l’invitation a été adressée.
- Confirmez le lien reçu, puis revenez à la page d’invitation. Le lien de confirmation peut être ouvert sur un autre appareil ; la page d’origine reprend automatiquement, ou avec « J’ai confirmé mon courriel ».
- Si la double authentification est demandée, saisissez le code de Google Authenticator ou un code de secours inutilisé.
- Choisissez explicitement « Accepter l’invitation », puis « Ouvrir cet établissement » lorsque ce bouton apparaît.
Ouvrir ou lire le courriel ne suffit pas à accepter. Après acceptation, le profil rejoint vos accès ; vous pouvez retrouver l’établissement lors de votre prochaine connexion ou dans « Compte ? Mes établissements ».
Suivre, renvoyer ou annuler une invitation
- En attente : la personne n’a pas encore terminé son acceptation. Vérifiez l’adresse avec elle et demandez-lui de consulter aussi ses courriers indésirables.
- Expirée : le lien n’est plus utilisable. Choisissez « Renvoyer une invitation » pour envoyer un nouveau lien valable sept jours.
- Envoi non confirmé : la demande existe, mais l’envoi du courriel n’a pas été confirmé. Vérifiez la réception et renvoyez une invitation si nécessaire. Une invitation enregistrée ne prouve pas que le courriel a été reçu.
- Acceptation à vérifier : une acceptation a été engagée et nécessite une vérification. Actualisez la liste ; si cet état persiste, contactez l’assistance. Ne renvoyez pas une nouvelle invitation pour contourner ce message.
Le renvoi remplace l’invitation précédente en attente pour ce courriel dans cet établissement. Demandez au destinataire d’utiliser le courriel le plus récent. Pour corriger l’adresse ou le rôle d’une invitation non acceptée, annulez-la puis envoyez une invitation avec les bonnes informations.
« Annuler l’invitation » rend ce lien inutilisable. Pour une personne ayant déjà accepté, utilisez la gestion du profil et « Révoquer l’accès ».
Choisir le rôle adapté
Les possibilités dépendent du rôle, des fonctions activées dans la boutique et des restrictions configurées par l’administrateur. Les rôles Préparateur, Livreur et Gestionnaire de stock sont proposés lorsque leurs fonctions respectives sont activées.
| Rôle | Usage et limites |
|---|---|
| Administrateur | Gère la configuration de l’établissement, ses données et les accès des collaborateurs. Les protections des profils et du dernier administrateur restent applicables. |
| Manager | Effectue les ventes et suit l’activité. L’accès aux rapports et à la configuration du catalogue dépend de deux autorisations distinctes dans les options générales. Ce rôle ne donne pas accès à la gestion des collaborateurs. |
| Employé | Effectue les opérations de vente autorisées. La visibilité des clients et des ventes validées, la suppression d’articles, les remboursements et la clôture de caisse dépendent des réglages et des droits des actions. |
| Comptable | Consulte l’historique et les rapports et télécharge les exports comptables autorisés. Ce rôle ne permet pas l’encaissement et n’ouvre pas la messagerie de la boutique. |
| Préparateur | Suit les commandes dans la page Préparation et indique leur avancement selon les options activées. Ce rôle ne permet pas les opérations de vente réservées aux vendeurs. |
| Livreur | Suit les commandes à livrer dans les fonctions de livraison activées. Ce rôle ne permet pas les opérations d’encaissement réservées aux vendeurs. |
| Gestionnaire de stock | Consulte la gestion du stock et les alertes lorsque cette fonction est activée. Ce rôle ne donne pas les droits d’encaissement ni d’administration des collaborateurs. |
Dans « Configuration ? Options générales », vérifiez notamment les autorisations des managers pour les rapports et le catalogue, celles des employés pour les clients et l’historique, ainsi que la restriction éventuelle de clôture aux responsables. Les droits exigés par les boutons d’action complètent ces réglages.
Modifier le rôle d’un profil
- Dans « Profils de l’établissement », repérez la personne concernée et vérifiez son rôle et son état.
- Pour un profil actif et modifiable, choisissez le nouveau rôle, cliquez sur « Modifier le rôle », puis confirmez le changement demandé.
- Vérifiez le résultat dans la liste actualisée. Si le logiciel indique que la liste a changé, actualisez-la et contrôlez l’état courant avant de recommencer.
Les nouvelles autorisations sont contrôlées lors des requêtes suivantes du profil concerné. Ce changement ne modifie pas son identité personnelle, ses moyens de connexion ou les droits de ses autres profils.
Révoquer l’accès en conservant l’historique
Dans la carte du profil actif concerné, cliquez sur « Révoquer l’accès », vérifiez la personne et confirmez. Le profil apparaît ensuite comme « Accès suspendu ».
La révocation bloque les accès à ce profil sur ses appareils lors des contrôles suivants. Elle conserve le profil, les ventes, les documents et l’historique qui lui sont associés. Elle ne ferme pas l’établissement et ne retire pas les autres profils de cette personne, dans cette boutique ou dans d’autres établissements.
Comprendre les profils protégés
La mention « Profil protégé » explique l’absence des commandes de changement de rôle et de révocation. Les profils utilisés pour administrer cette gestion, le créateur de l’établissement et, le cas échéant, son gestionnaire de marque blanche sont protégés. Ces commandes ne permettent pas de transférer la responsabilité de l’établissement ; contactez l’assistance si ce changement est nécessaire.
Le dernier administrateur actif ne peut pas perdre son rôle ni voir son accès révoqué. Si vous devez retirer un autre administrateur, faites d’abord accepter un accès administrateur à une autre personne et vérifiez qu’il est actif. Cette précaution ne lève pas la protection d’un profil signalé comme protégé.
Droits métier et moyens de connexion personnels
Le rôle définit ce qu’un profil peut faire dans une boutique. L’identité définit comment une personne se connecte et peut regrouper plusieurs profils. Les invitations et changements de rôle ne servent pas à modifier le mot de passe personnel, le compte Google ou le courriel de connexion d’un collaborateur.
Chaque personne gère ses moyens de connexion dans Compte, notamment « Identité et récupération », « Double authentification » et « Mot de passe de ce profil » lorsque cette section est disponible. Changer le courriel de contact d’un établissement ne change pas l’identité personnelle de ses collaborateurs.
Consulter le guide de connexion et de choix du profil
Consulter les guides de l’identité personnelle et de sa sécurité
Si la gestion des accès est indisponible
Si la gestion des collaborateurs est temporairement indisponible, réessayez plus tard ou contactez l’assistance. Si vous utilisiez un ancien onglet « Utilisateurs », rechargez la page puis ouvrez « Configuration ? Collaborateurs ».
Un message « À vérifier » sur un profil ou une acceptation demande un contrôle ; ne créez pas un autre accès pour contourner le problème. Si vous ne disposez plus des droits administrateur requis, adressez-vous à un autre administrateur de l’établissement.
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